e-signering
Gör det officiellt. Skriv under.
Den som skall e-Signera får en länk till dokumentet som de sedan kan signera med några få klick från sin telefon, surfplatta eller dator.
Det bästa valet.
Här är några anledningar varför.
Säker och efterlevande
Vi förseglar och signerar dokument med hjälp av kryptografisk teknik som säkerställer dokumentets integritet, vilket innebär att det inte kan manipuleras i efterhand.
Användarvänlig
Designad med dig och din slutanvändare i fokus, bör upplevelsen av att bjuda in till signering av ett dokument såväl som själva signeringen vara enkel och friktionsfri.
Snabb och högpresterande
Signeringsprocessen bör vara snabb och effektiv. Därför tar det endast några sekunder att skicka och signera dokument i Invono. Även med många undertecknare.
Så här fungerar elektronisk signering
Elektronisk signering, eller "eSignering", är när man tillämpar en digital version av en signatur på ett dokument eller avtal, vilket erbjuder ett säkert och effektivt alternativ till traditionella, handskrivna signaturer. Denna digitala metod förenklar signeringsprocessen och gör det möjligt för individer och företag att slutföra avtal, kontrakt och formulär på distans utan behovet av fysiska dokument. eSignering är inte bara snabbare och mer bekvämt, utan eliminerar också behovet av att skriva ut, skanna och posta dokument, vilket avsevärt minskar driftskostnader och påverkan på miljön.
Juridisk giltighet
En av de största fördelarna med eSignering är dess juridiska giltighet. De flesta länder, inklusive de inom EU och USA, har upprättat juridiska ramar som erkänner elektroniska signaturer som lika bindande som traditionella signaturer. Lagar som eIDAS-förordningen i Europa och ESIGN-lagen i USA säkerställer att elektroniska signaturer kan användas på ett säkert sätt i affärstransaktioner, med efterlevnad och säkerhetsgarantier som är kritiska för känsliga dokument. Lösningar för elektronisk signering erbjuder vanligtvis ytterligare säkerhetslager, inklusive identitetsverifiering, spårning av åtgärder och kryptering, vilket garanterar att både signatören och dokumentet skyddas från manipulation eller bedrägeri.
Effektivt
Förutom lagefterlevnad och säkerhet är eSigneringslösningar utformade för att förbättra effektiviteten i arbetsflöden. Företag kan minska handläggningstiden genom att möjliggöra för flera parter att underteckna dokument samtidigt, spåra status för väntande signaturer och lagra undertecknade avtal digitalt för enkel åtkomst och hantering. Oavsett om du är en startup, ett stort företag eller en individ som behöver signera och skicka dokument snabbt, erbjuder eSignering en smidig upplevelse som stämmer överens med den moderna, digitala affärsvärlden.
Bjud in aktieägare, teammedlemmar eller någon av dina bolagskontakter att underteckna dokument, avtal eller protokoll. Spåra signeringsstatusen för varje person som skall signera och bestäm vem som får en kopia av det slutgiltiga undertecknade dokumentet.
Den som skall signera väljer mellan svenskt BankID eller en verifieringskod som skickas till den e-postadress man blivit inbjuden att eSignera med.
Frågor om eSignering
Är eSignering legalt bindande?
Ja, vår egenutvecklade elektroniska signeringstjänst följer regelverket eIDAS och elektroniska signaturer gäller för i stort sett alla typer av avtal. Det finns dock fortfarande några typer av avtal som inte får e-signeras (t.ex Testamente).
Idag accepterar myndigheter mm digitala signaturer på de flesta dokument. Säkerheten vid elektronisk signering är ju i många fall mycket högre och med vår tjänst så förseglas det signerade dokumentet och kan äktehetskontrolleras i framtiden så att inga ändringar skett i dokumentet.
Hur gör den som skall signera?
Den som skall signera ett dokument får ett mail med en länk. När man öppnar denna länk kan man öppna och läsa den pdf som skall eSigneras. Därefter klickar man på knappen "signera" och signerar med svenskt BankID eller tvåstegsauthentiering (2FA). Allt klart på några sekunder, via mobil, läsplatta eller dator.
E-signering och GDPR
GDPR är EU:s förordning som stärker individers kontroll över sina personuppgifter genom att reglera hur organisationer får samla in, lagra och använda dessa data. Bolaget måste lagerhålla personuppgifter för att kunna registrera en lagligt förd aktiebok och i vissa fall för att e-signerade dokument skall vara bindande.
I Invono One har vi underlättat ert arbete med GDPR och som administratör kan man välja att maskera personnummer (i olika grader) om man skall skriva ut och till exempel mejla aktiebok, ägarrapport, e-signerade dokument eller protokoll så att du inte bryter mot GDPR.
Du får endast vidarebefordra en PDF med personuppgifter om det finns ett giltigt rättsligt stöd för behandlingen och du säkerställer lämpliga tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder (t.ex. kryptering) för att bevara integriteten hos personnumren. Ofta är det tillräckligt för mottagaren att mottaga ett dokument med personuppgifterna maskerade.
I de fall en mottagare har rätt till (bank, revisor, skatteverket) av detaljerade personuppgifter så kan detta med fördel delas säkert inne i portalen. Om mottagaren läggs till som användare och där har access till det berörda dokumentet så räknas detta som lämplig skyddsåtgärd.
Vad är smart e-signering?
Smart e-signering innebär att du signerar viktiga dokument digitalt, säkert och utan att behöva flytta dem mellan olika system. I Invono One sker detta direkt i dokumentmodulen – med BankID eller 2FA – och dokumentet förseglas efter signering.
Digital signering minskar fel, sparar tid och ökar säkerheten. Invono One erbjuder en egenutvecklad lösning som inte bara är enkel att använda utan också anpassad för juridiska behov, GDPR och avancerade arbetsflöden som kräver sekventiell signering.
Smart e-signering i Invono One – En professionell, säker och effektiv lösning
Signering av dokument är en central del av bolagsstyrning och affärsjuridik. Traditionellt har detta varit ett manuellt, tidskrävande och ibland osäkert moment. Med Invono One:s egenutvecklade e-signeringstjänst har processen moderniserats – utan att tumma på juridisk säkerhet.
Så fungerar smart e-signering i Invono One:
Ladda upp PDF-filen i dokumentmodulen.
Välj vilka personer som ska signera – privatpersoner eller firmatecknare för bolag.
Signering sker på sekunder via:
BankID
(för svenska användare), eller
2FA – engångskod till mejladress.
När alla parter signerat:
Dokumentet förseglas.
En länk till den signerade versionen skickas till berörda.
Signaturen sparas som metadata – dokumentet ligger kvar där det laddades upp, med oförändrade taggar och behörigheter.
Varför är detta smartare än andra lösningar?
Dokumentet byter aldrig plats – ingen risk för versionskaos.
Maskeringsfunktion – du styr hur mycket av personnummer som syns på signerade kopior, viktigt vid extern delning.
Förhandsgranskning och enkel överblick – du ser i realtid om dokumentet är signerat, ligger för signering eller om påminnelse ska skickas.
Verifieringsfunktion – du kan när som helst droppa ett signerat dokument på Invonos verifieringssida för att kontrollera äktheten.
Helt integrerat i dokumentmodulen – ingen extern plattform krävs.
Kunddrivna funktioner – vi utvecklar efter behov
Funktionerna som lanseras under hösten är utvecklade efter direkta kundönskemål:
1. Sekventiell signering i flera steg
Möjliggör avancerade signeringsflöden. Exempel:
Årsredovisning
signeras först av CFO/VD
Sedan av styrelseledamöter
Till sist av revisor
Du skapar enkelt olika signeringsgrupper – varje grupp aktiveras först när föregående grupp har signerat.
2. Automatisk radering efter x dagar
För dokument där GDPR kräver begränsad lagringstid – exempelvis KYC-dokument eller tillfälliga fullmakter – kan du ange att det signerade dokumentet ska tas bort automatiskt.
3. Smarta regler för firmateckning
För bolag där det krävs två firmatecknare:
Invono One känner automatiskt av vilka som har signeringsrätt
Om bara en person är registrerad, används denna
Annars väljs firmatecknarna automatiskt vid signering
Personlig anpassning för bolag och ägare
Aktieägare kan själva ange sina kontaktuppgifter
Även bolagskonton kan uppdateras direkt på aktieägarens metadata
Möjliggör korrekt inbjudan till emissioner, stämmor och signeringar
Användningsområden – exempel på dokument som kan e-signeras:
Aktieägaravtal
Protokoll från bolagsstämma
Fullmakter
Årsredovisningar
Emissionsbeslut
Kallelser
Anställningsavtal
Samarbetsavtal
Utdelningsunderlag
Vi utvecklar tillsammans med dig
Invono One är en plattform skapad av användarnas behov. Vi är små, snabba och egenutvecklade – vilket betyder att vi snabbt kan implementera funktioner som gör verklig skillnad i din vardag.
Har du behov – hör av dig. Vi älskar att lösa problem tillsammans med våra kunder.
Vi erbjuder professionell konsultation för hjälp med användning av vår plattform eller frågor relaterade till bolagsstyrning. Här är exempel på frågor vi kan hjälpa till med.